Actualmente, la contabilidad electrónica es un recurso que muchas empresas han adoptado para llevar todo su sistema contable. Este método tiene muchas ventajas, especialmente es la agilización de trámites y procedimientos, ya que cualquier cálculo o registro que se necesite, se puede encontrar en un par de minutos. Al contar con un software contable podrás ahorrar tiempo, espacio y dinero, además de tener una mayor organización, seguridad y respaldo.
Debido a todos estos factores, en México se decidió que la contabilidad electrónica sería obligatoria para todas las personas morales y personas físicas que sus ingresos anuales sean mayores a los 2 millones de pesos. De esta forma, se agilizarían todos los trámites, ya que la sistematización permite un envío y una revisión más rápida. Pero, además, se reducen las posibilidades de realizar omisiones o malos registros, ya que el software se ocuparía de una gran parte.
Pero, ¿qué ocurre si una persona o empresa decide no llevar la contabilidad electrónica? ¿O qué ocurre cuando no se cumplen con los plazos predeterminados? ¿Existen multas si la contabilidad no se ha hecho correctamente? El SAT tiene una serie de sanciones y multas, dependiendo de la gravedad del delito. Aquí te explicamos detalladamente cada una de ellas.
Sanciones por parte del SAT respecto a la contabilidad electrónica
El SAT realiza actualizaciones periódicamente, pero si algo ha quedado muy fijo desde la última reforma, son los hechos sancionables en el caso de la contabilidad electrónica. En cada caso, todo depende de la gravedad del hecho, o de si es una situación de reincidencia. Veamos cada uno:
- No llevar la contabilidad
electrónica: desde que entró en vigencia la reforma fiscal, la contabilidad
electrónica es obligatoria para las personas morales y físicas que tengan
ingresos anuales superiores a los 2 millones de pesos. Por tanto, aquéllos que se
nieguen o no presenten de forma electrónica los registros, pueden enfrentar
sanciones desde los 3 meses hasta los 3 años de prisión.
- Omisión de registros: en el caso
de que se hayan enviado algunos archivos requeridos, pero se omita alguno, como
por ejemplo, la balanza de comprobación, la empresa o persona deberá cancelar
una multa que puede ir entre los 5 mil a los 16 mil pesos.
- Envíos fuera del periodo
establecido: todos los registros deben enviarse en un periodo establecido. En
caso de que la empresa o persona no realice la presentación en el tiempo
correspondiente, deberá pagar una multa que puede ir entre los 5 mil y los 15
mil pesos.
- Por integrar la contabilidad de
forma errónea: la integración de la contabilidad se debe hacer tal como se
señala en la fracción I del artículo 28 del CFF. De no realizarse
correctamente, se deberá pagar una multa que va desde los $31,120 hasta los $540,470
pesos. De igual forma, si es un caso de reincidencia, se pasará a clausurar el
establecimiento por un período que puede ir desde los 3 hasta los 15 días.
- Alteración de registros: si alguna persona es colaboradora en la alteración o falsificación de los registros contables, se deberá pagar una multa entre los $44,610 hasta los $70,110 pesos. En el caso de mayor gravedad, la persona o empresa podrá enfrentar sanciones de 3 meses hasta 3 años de prisión.
¿Cómo evitar las sanciones del SAT?
Claramente, evitar las sanciones del SAT es muy sencillo. Lo primero es tener conocimiento acerca del tema y todo el procedimiento. Saber cómo se realizan los registros te ayudará mucho a tener mayor control sobre los mismos. De igual forma, tener toda la información necesaria de la contabilidad electrónica será importante.
Una cosa que debes saber es en qué categoría de contribuyente recaes. De esta forma sabrás cuáles son las fechas hábiles para realizar los envíos (lo cual se puede consultar en el calendario del SAT). También así sabrás si existen excepciones u opciones en tu categoría que te permitan llevar una contabilidad simplificada. Por ejemplo, un arrendador puede elegir una deducción del 35% y así no está obligado a llevar la contabilidad electrónica.
También es necesario saber cuáles son los archivos requeridos, los formatos adecuados para enviar la información y cuál es el procedimiento a seguir. De esta forma no correrás el riesgo de cometer algún error u omisión.
Para evitar mayores complicaciones, debes contar con un buen software contable que te permita llevar todo el sistema contable de tu empresa sin problemas. En el mercado existen muchas opciones que van desde los más básicos y sencillos, hasta los más complejos y completos. Es importante indagar hasta conseguir el sistema que más se adapte a nuestras necesidades.
Esta elección se debe realizar teniendo en cuenta todos los requerimientos que te exige el SAT, y además las necesidades que puedas tener tú o tu empresa. Sin duda, una vez encuentres un sistema que pueda realizar todos los procesos complejos por ti, verás que los trámites serán mucho más rápidos y sencillos que antes.
